Assembleias Gerais Ordinárias e voto a distância

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Postado em: 15/04/2019

Principais considerações sobre Assembleias Gerais Ordinárias e voto a distância debatidos em nosso Workshop com a B3

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O Ofício Circular CVM/SEP no 03/19[1] trouxe as orientações gerais sobre procedimentos a serem observados pelas companhias abertas, estrangeiras e incentivadas (“Ofício Circular no 03/19” ou “Ofício”).

O novo Ofício, de um lado, introduziu as adequações à nova realidade regulatória das companhias[2]. De outro, esclareceu aspectos fundamentais sobre a realização e condução dos trabalhos inerentes à realização de suas assembleias gerais. Embora desafios operacionais para as companhias decorram de alguns dos pontos abordados, acreditamos que outras orientações aclararam temas bastante importantes.

Neste artigo iremos explorar as principais novidades introduzidas pelo Ofício, com foco especial nas Assembleias Gerais Ordinárias, além de alguns dos julgados relevantes produzidos pela CVM nos últimos anos acerca do assunto.

1. Boletim de Voto a Distância. Por ser um documento autônomo, não deve integrar a Proposta da Administração nem o Manual das Assembleias e deverá respeitar regras específicas de apresentação e envio.

Devem ser criados e enviados de forma estruturada através do sistema CI.CORP, que é integrado com sistema Empresas.Net. Se necessário, as companhias poderão reapresentar o documento – o que poderá ser feito automaticamente até o 20º dia antes da Assembleia – sem necessidade de qualquer liberação ou autorização da CVM ou da B3. A partir do 19º dia, no entanto, será preciso formalizar pedido para liberação do sistema. Em qualquer caso de reapresentação, a companhia deverá publicar comunicado ao mercado informando sobre o novo boletim.

2. Mapas de votação: É obrigatório enviá-los à CVM, na forma e nos prazos da ICVM 481, mesmo que nenhum acionista tenha votado a distância.

3. Companhias temporariamente sem escriturador. A própria companhia é responsável pelo cumprimento das obrigações que cabem ao escriturador se estiver provisoriamente sem contrato com instituição financeira para prestação do serviço de escrituração de ações[3].

4. Cômputo dos quóruns de AGOE. Os quóruns e a presença dos acionistas deverão ser computados separadamente. Se um acionista enviar apenas o boletim de voto para a Assembleia Geral Ordinária, por exemplo, deve ser considerado presente apenas nela e ausente na Assembleia Geral Extraordinária. O Ofício recomenda ainda que, se possível, as atas disponibilizadas à CVM contenham também a lista de presença e o quórum exato de instalação e de aprovação de cada matéria. Essa é uma solicitação para que isso seja feito, se for possível. Na prática, o cômputo do quórum exato de deliberação de cada matéria e indicação na ata pode gerar atrasos significativos na finalização da ata e coleta de assinatura, retendo por um tempo excessivo os acionistas no local da assembleia. Da mesma forma, todo o conteúdo da lista de presença[4] que seja relevante ao mercado, constará dos mapas sintético e analítico de votação que serão disponibilizados. O Ofício recomenda também que a ata contenha, ao menos, a indicação dos acionistas relevantes que elegeram membros para o conselho de administração e conselho fiscal, sem prejuízo da divulgação do mapa final de votação detalhado.

5. Destinação dos resultados. Não é necessário que a destinação dos resultados conste da Proposta da Administração quando a companhia tiver apurado prejuízo no exercício sobre o qual a Assembleia em questão deliberará. Não há uma recomendação da CVM nesse sentido, apenas a indicação de que, se a companhia decidir deixar de incluir a destinação de resultados na Proposta da Administração no exercício em que a companhia tiver apurado prejuízos, bem como na ordem do dia da assembleia, isso não será considerado uma irregularidade. Essa informação foi dada com base na Decisão do Colegiado no Processo RJ2010/14687, cujo objeto foi exatamente essa discussão e teve resultado favorável à companhia.

6. Eleição do Conselho de Administração: O Ofício trouxe esclarecimentos bastante relevantes dos pontos de vista jurídico e operacional para as companhias – em especial às áreas responsáveis por conduzir os trabalhos das assembleias.

Se o número de membros do Conselho de Administração for variável, a Assembleia Geral deverá fixar o número de membros para o próximo mandato expressamente. Após essa aprovação, os acionistas que tiverem solicitado a adoção do processo de voto múltiplo deverão ser consultados sobre sua intenção de prosseguir ou não com este pleito.

Todos os acionistas que desejem adotar o processo de voto múltiplo são orientados a solicitá-lo. Se este pedido for retirado pelos acionistas que o tiverem solicitado, o que poderá ser feito a qualquer tempo até a realização da Assembleia, não haverá voto múltiplo. É recomendado que todos os acionistas que desejarem sua adoção o solicitem – ainda que retirem o pedido posteriormente.

Para sociedades de economia mista, sujeitas à aplicação do artigo 239 da Lei 6.404/76, o Ofício destaca o afastamento do artigo do artigo 141, §4º, I e 141, §5º, todos da Lei 6.404/76. Se os quóruns necessários para a eleição não forem atingidos separadamente, não poderá haver eleição em separado pelos acionistas minoritários ordinaristas, e a reunião de seus votos com os dos acionistas preferencialistas. Estará mantida, no entanto, a eleição de membro do conselho de administração em separado pelos acionistas preferencialistas.

7. Instalação do Conselho Fiscal. Será obrigatória se validamente requerida, de acordo com o quórum previsto na Instrução CVM 324/00, ainda que os acionistas minoritários não possuam participação suficiente para eleger um membro em separado. Se validamente instalado, é obrigatória a eleição de seus membros. O acionista controlador não é obrigado a eleger seus membros, ficando a eleição a cargo dos presentes, qualquer que seja o número de ações detidas. Assim, em caso de abstenção do controlador, os minoritários podem eleger todos os membros do conselho fiscal com qualquer número de votos. O ofício recomenda, porém, que os acionistas minoritários, administradores e controladores estejam preparados para o cenário de instalação do conselho fiscal. Se os minoritários e, conforme o caso, os preferencialistas, apresentarem seus candidatos, o controlador não poderá declarar o pedido de instalação prejudicado, e deverá também apresentar seus candidatos. Por fim, a CVM entendeu[5] que o direito dos minoritários ordinaristas de eleger um membro e seu respectivo suplente existe para qualquer quantidade de ações, sempre que 10% ou mais das ações com direito a voto forem detidas por acionistas não controladores.

8. Votação em separado para Conselho de Administração e Fiscal: Sociedades e entidades de previdência controladas pelo mesmo controlador da companhia não poderão participar da votação em separado para membros do Conselho Fiscal ou do Conselho de Administração. Nas sociedades emissoras apenas de ações ordinárias, seus acionistas minoritários terão o direito de eleger membro do Conselho de Administração em separado se reunirem pelo menos 10%[6] das ações.

9. Remuneração dos Administradores: O Ofício inclui expressamente a contribuição para a seguridade social no texto, ou seja, o valor global da remuneração dos administradores aprovada em Assembleia deve incluir encargos. A CVM entende que tal valor deve contemplar inclusive os benefícios de desligamento e pós emprego eventualmente devidos ao administrador em função de sua saída do cargo. A CVM já se manifestou expressamente quanto à natureza remuneratória dos planos de outorga de opções de subscrição de ações (Stock Option Plan). O valor do dispêndio da companhia deverá integrar o montante global da remuneração da administração a ser aprovado em assembleia.

O Ofício se adequa, ainda, aos novos desdobramentos do processo judicial que permitia que a remuneração dos membros da administração não fosse divulgada e alerta para a obrigatoriedade da divulgação da remuneração mínima, máxima e média.

Com relação ao preenchimento do Formulário de Referência, sempre que qualquer um dos campos da Seção 13 for preenchido com o número zero, a companhia deverá preencher o campo “Observação”, expondo os motivos pelos quais informou tal valor.

10. Votação indireta: A CVM considerou que há infração ao artigo 115, §1º da Lei 6.404/76 quando o acionista, membro da administração, vota indiretamente, por meio de sociedade sobre a qual tenha influência dominante, sobre as contas dos administradores da Companhia e a propositura de ação de responsabilidade contra si próprio. Há precedentes de aplicação de penalidade de advertência pela CVM que entende que, independentemente da interposição de pessoa jurídica, os votos foram proferidos por aquele acionista.

11. Contratos de Indenidade: Se houver deliberações sobre a aprovação destes contratos na ordem do dia, a proposta da administração deve conter todas as informações necessárias para tomada de decisão dos acionistas, considerando a natureza do contrato celebrado e as disposições do Parecer de Orientação 38.

12. Procurações: Se o acionista pessoa jurídica for representado por procurador na deliberação, este não precisará ser advogado, administrador ou acionista da Companhia – já que esta exigência não é feita para os diretores da pessoa jurídica (ou outro representante titular de mandato orgânico da pessoa jurídica). Assim, não é razoável exigir atributos distintos para procuradores. A CVM também admitiu a prerrogativa das companhias de dispensar o reconhecimento de firma nas procurações.

 

Este boletim tem caráter informativo e não configura uma opinião legal ou aconselhamento do Madrona Advogados.

 

[1] Editado em 28/02/ 2019 pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) por meio da Superintendência de Relações com Empresas (“SEP”).

[2] Como as introduzidas pelo Parecer de Orientação 38 e pela Deliberação 809.

[3] Por exemplo, a disponibilização do mapa de votação, cujo envio é obrigatório ainda que não tenha havido voto a distância, observado o disposto na Instrução CVM 481.

[4] Que usualmente não é anexada à ata da assembleia e disponibilizada ao mercado.

[5] No Processo CVM RJ 2007/11086.

[6] E não 15%, como estabelece o art. 141, §4º, I da Lei 6.404/76.